ERP - Organización empresarial

Qué es un ERP y cómo puede organizar tu empresa

¿Sigues utilizando hojas de cálculo y otros procesos manuales para gestionar tu empresa? Quizás haya llegado el momento de plantearse un cambio y de dar ese paso definitivo hacia la digitalización de tu organización. ¿Te animas?

Un Sistema de Gestión Empresarial como forma de optimizar el funcionamiento de la organización

Las siglas ERP significan enterprise resource planning, que traducido hace referencia a un sistema de planificación de recursos empresariales.

A grandes rasgos, se trata de programas que nos ayudan a organizar, planificar, automatizar y gestionar diferentes aspectos de nuestro negocio. Desde los recursos humanos, pasando por la producción o la contabilidad, hasta desembocar en la distribución.

Es importante que sepas diferenciar este término del CRM. Estas siglas comprenden los términos customer relationship management; que traducido a nuestro idioma significa gestión de las relaciones con clientes.

En cuanto a las diferencias, el ERP se encarga de todo lo relacionado con la gestión de la empresa (tal y como señalábamos anteriormente). En cambio, el CRM se ocupa de gestionar la relación con los clientes y las ventas. Así, esta herramienta permite centralizar en una sola base de datos todas las interacciones que se producen entre la organización y sus clientes.

Estos programas ERP pueden ser diseñados ad hoc; es decir, a medida para una empresa en concreto o para un determinado fin. Si bien es cierto, el coste es elevado y, en este sentido, parece estar únicamente al alcance de las grandes empresas.

Sin embargo, en los tiempos que corren las posibilidades se han multiplicado y ahora es posible adaptarlas a cualquier bolsillo. Así, cualquier pyme de hoy puede recurrir al denominado Sistema de Gestión Empresarial.

ERP: soluciones a medida

En el contexto digital actual, cualquier empresa tiene la posibilidad (por no decir obligación) de adquirir su solución de software ideal. En función de su modelo de negocio, cada organización adquirirá únicamente la parte del programa (módulos) que precise.

De este modo, cada empresa puede perfeccionar su gestión ahorrando costes. Asimismo, se garantiza la posibilidad de ampliar el número de módulos si la empresa amplía su actividad o requiere de nuevos recursos.

Por ejemplo, imagina que tienes una empresa de distribución textil. Tu ERP se basará en esa actividad en concreto. Si con el tiempo decides dedicarte también a la producción, únicamente necesitarás añadir el módulo de fabricación a tu ERP. El cual se integrará completamente en el programa, con todos los elementos necesarios para garantizar un óptimo funcionamiento.

Además, la evolución de los ERP es tal que ya existen diseños exclusivos por actividad económica. O lo que es lo mismo, programas específicos para determinados sectores: sanitario, educativo, comercial, etc.

Si bien es cierto que tomar esta importante decisión implica invertir tiempo, esfuerzo y dinero. Además, es vital acertar en la elección, puesto que solo así podremos obtener el máximo rendimiento. ¿Qué sistema elegir? 

Sistema ERP horizontal vs. ERP vertical

Una vez que tengamos analizados todos los detalles de nuestra organización, de cara a seleccionar el sistema de planificación más apropiado, es necesario decantarse por uno horizontal o vertical. ¿En qué se diferencian? ¡Toma nota!

¿En qué consiste el ERP horizontal?

Nos encontramos ante un sistema de planificación capaz de cubrir las necesidades básicas de una empresa, con el objetivo de completar y complementar su gestión.

¿Qué permite este sistema de planificación?

  • Examen económico. Ayuda a gestionar todo lo relacionado con precios, rebajas, promociones, ofertas, etc.
  • Administración financiera. Presenta un soporte para el control de la tesorería y creación de balances. Asimismo, gestiona los movimientos bancarios, las facturas, los cobros y pagos, etc.
  • Soporte comercial. Ofrece asistencia para gestionar tareas, compras, ventas, etc.
  • Gestión de stock. Permite gestionar y controlar cada entrada y salida de mercancía.

Si tienes una pequeña o mediana empresa en la que no es preciso que exista una conexión interdepartamental; es decir, esta será la mejor alternativa si cada departamento funciona de manera autónoma.

Además, se pueden añadir otras funcionalidades, tales como la gestión de TPV (punto de venta) o la gestión de documentos.

Ventajas de un ERP horizontal

  • Personalización. Se selecciona la infraestructura adecuada a la esencia de la empresa.
  • Sencillez. Su uso es fácil e intuitivo. Su puesta en marcha es sencilla y rápida.
  • Usabilidad. Su configuración es sencilla. Lo que supone sistemas fáciles de utilizar.
  • Flexibilidad. Permite sumar nuevos módulos en cualquier momento en función de las necesidades empresariales.

¿En qué consiste el ERP vertical?

En este caso, hablamos de un sistema de planificación empresarial mucho más específico, y con funciones más complejas.

¿Qué permite este sistema de planificación?

A todo lo que posibilita un ERP horizontal tenemos que sumarle lo siguiente:

  • Automatizar los flujos y procesos de trabajo.
  • Adaptarlo completamente a la idiosincrasia del sector o de la empresa.
  • Su sistema de información es común y accesible a cada departamento. Lo que posibilita que cada departamento trabaje de manera independiente, pero coordinado con el resto.
  • Optimizar cada tarea.

¿Para qué tipo de empresas es adecuado?

Este sistema es idóneo para medianas o grandes empresas que mantengan un importante flujo de trabajo entre departamentos.

Igualmente, este tipo de software es perfecto para aquellas organizaciones que por sus características necesitan un ERP muy específico y concreto.

Ventajas de un ERP vertical

  • Determinación. Hablamos de un software especializado y específico. Por lo tanto, contiene múltiples funcionalidades y utilidades para cada industria o sector.
  • Instrucción. Si tenemos en cuenta la cantidad de clientes que abarca la empresa en cuestión, es fácil entender la ingente cantidad de información y datos de interés que el ERP recopilará. Lo que lo convierte en una herramienta de aprendizaje y desarrollo.
  • Sinergias. Del mismo modo, esta herramienta posibilita compartir conocimientos con otras empresas del sector.
  • Celeridad. El ERP vertical ya tiene desarrolladas las posibles necesidades que demandará cada cliente. De este modo, la automatización se traduce en inmediatez.

Guía para elegir correctamente un ERP para tu negocio

Lo primero de todo es que determines cuándo es el momento idóneo para adquirir tu planificador de recursos empresariales.

Quizás todavía sigas utilizando recursos manuales para administrar tu empresa y estés convencido de que así te va bien. Sin embargo, tienes que entender que el entorno en el que se desarrolla tu actividad es cambiante y que, además, no deja de perfeccionarse y digitalizarse.

Por lo tanto, estas condiciones pueden ponerse en tu contra si no eres capaz de aceptar y adaptarte al cambio. ¿Por qué? Porque si no gestionas tu información de una manera adecuada, no podrás tomar las mejores decisiones. Lo que puede traducirse en importantes pérdidas o fracasos.

Así que, si tus procesos comienzan a ser demasiado largos o complejos o cada vez te resulta más difícil manejar tu información, quizás es que ha llegado el momento de innovar.

¿Qué pasos debes seguir?

Antes de elegir el proveedor que ponga en marcha nuestro ERP es fundamental seguir una lógica:

1º. Analizar la situación real de la empresa

En este punto, es necesario reunir a los responsables de cada área y decidir cuáles son las necesidades vitales y los objetivos a perseguir.

Del mismo modo, se pretende implementar un gran cambio. Por lo que es fundamental definir los roles y las personas que se ocuparán de guiar al resto de la plantilla en el uso y manejo del nuevo compañero de viaje.

2º. Elegir el ERP horizontal o vertical

Evidentemente, el sistema se debe adaptar a las necesidades de la organización. Por lo tanto, debe contar con todas las funciones necesarias.

De este modo, es el momento de decantarse por uno horizontal que incluya los módulos necesarios con la posibilidad de añadir más con el tiempo. O uno vertical, pero que soporte el crecimiento transaccional de la empresa si esta sigue creciendo.

3º. Estudiar el mercado

Ten en cuenta que las posibilidades son infinitas. Así que tómate tu tiempo y asegúrate de que tu proveedor sea el más adecuado antes de tomar tu decisión.

¿Se ha preocupado por conocer la problemática real de tu empresa? ¿Te ha proporcionado la suficiente información sobre las opciones existentes? ¿Es consciente de tus necesidades? ¿Te ha ofrecido la solución más adecuada a tus instalaciones?

4º. Buscar casos de éxito

Buscar ejemplos de empresas que hayan adquirido el sistema que nos interesa antes de elegirlo es la mejor forma de garantizar el éxito.

Una de las principales ventajas de la red es que se ha convertido en una fuente de información inagotable. Por esta razón, dedicar tiempo en la búsqueda de opiniones puede ayudarte a tomar la mejor decisión.

5º. Demostración del producto

Una vez elegida la solución, es aconsejable solicitar una demostración de la misma. De esta manera, será más fácil detectar las posibles dudas o problemas.

En resumidas cuentas, apostar por un Sistema de Gestión Empresarial probablemente se traduzca en una de las inversiones más importante que haga tu empresa. Pero es una inversión necesaria para seguir rindiendo en este panorama tecnológico.

A fin de cuentas, la inversión se traducirá en beneficio, puesto que automatizarás tus procesos, mejorarás la comunicación interna y externa de la empresa, podrás integrarlo todo en una única base de datos y ahorrarás tiempo y costes.

En definitiva, un ERP te proporcionará la información necesaria y actualizada para optimizar cada uno de tus departamentos y procesos.