Ventajas de implantar un ERP

El término ERP, que habrás oído ya en numerosas ocasiones en los últimos tiempos, hace referencia al Enterprise Resource Planning, que se puede traducir como un sistema de planificación de los recursos de las empresas. Básicamente, es un programa que se encarga de realizar distintas operaciones internas dentro de una organización, desde la producción pasando por los recursos humanos y hasta llegar a la distribución.

Los sistemas de gestión

Cuando nos referimos a un ERP, son muchas las preguntas y dudas que surgen entre las empresas: 

– Cuánto dura el proceso de implantación de este sistema dentro de la compañía.

– Conocer si aumentará de una forma significativa la productividad del negocio.

– Cuáles son las ventajas o los beneficios reales que disfrutarás al haber implantado alguno de los numerosos sistemas de gestión que existen actualmente en el mercado.

Estas son solo algunas de las preguntas que te han hecho o que tú mismo te has hecho antes de decidirte a dar el paso de implantar un ERP en tu empresa.

Las ventajas de implantar un ERP en un negocio

Seguramente ya habrás leído un montón de posts publicados en infinidad de blogs o páginas especializadas en gestión de empresas, donde explican qué es realmente un planificador de los recursos de una empresa, y cómo es capaz de ayudarte en la toma de decisiones.

Pero es importante que tengas claro, antes de plantearte nada, si realmente es algo necesario para tu propia empresa.

Para responder a esa cuestión, puedes apoyarte en un estudio realizado en el año 2018 por «La Neurona» y que tenía el nombre de «Retos estratégicos y operativos para la industria ERP». El principal objetivo de este estudio era valorar cuáles eran los principales beneficios del uso de esta herramienta en función de las opiniones y las experiencias de los clientes.

A través de una serie de encuestas telefónicas que se realizaron, se obtuvo una muestra que comprendía un total de 100 empresas. Según los resultados, para más del 60 % de las empresas, el hecho de poder contar con información en tiempo real como ayuda para la toma de decisiones era uno de los principales alicientes. También destacaba la optimización de los procesos o la mejor comunicación interna.

Sin embargo, hay otras ventajas que podrás disfrutar si optas por implantar un ERP en tu negocio:

Facilita la toma de decisiones

Si cuentas con un sistema que te permite tener toda la información centralizada y que, además, puede ser compartida por todos y cada uno de los miembros de la compañía, conseguirás mejorar de una forma importante la toma de decisiones.

Gracias a que está centralizada, cualquier empleado con acceso podrá acudir a la información en tiempo real.

Este acceso ilimitado te ayudará a prevenir futuros escenarios, pudiendo así realizar una planificación más a medio y largo plazo.

Reducción de duplicidades

Este beneficio supone un ahorro directo tanto en tiempo de análisis de la información como en los recursos que son necesarios para realizar dicho estudio.

Modularidad

Lo más habitual es que los sistemas de gestión estén compuestos por distintos módulos, cada uno de los cuales se corresponde con un departamento concreto de la empresa.

Gracias a esta distinción, podrás realizar la implantación únicamente de los módulos que vas a utilizar, pudiendo ahorrar dinero en la inversión inicial y en las licencias de uso. También te permite realizar ampliaciones en el caso de que tu empresa vaya creciendo.

Adaptación completa

Todas las empresas son diferentes entre sí y, por tanto, sus necesidades también lo son.

Es precisamente este motivo el que ha llevado a los ERP a desarrollarse de forma que se puedan adaptar fácilmente a la coyuntura actual de cada una de las distintas organizaciones.

Automatización

Uno de los principales objetivos de este tipo de sistemas es que las tareas que son realizadas por personas, de una forma más o menos automática y estandarizada, pasen a ser una tarea que no requiere mano de obra.

Piensa en cometidos como la facturación, la generación de impuestos, la contabilidad o el control de stock. Todas estas tareas y muchas más se pueden automatizar por ser repetitivas.

Mayor productividad

Este tipo de sistemas aportan un importante ahorro en el tiempo, lo que se traduce directamente en un aumento de la productividad.

El motivo es claro, si las tareas se hacen en mucho menos tiempo del que se tardaba anteriormente, ese sobrante se puede destinar a otras actividades, como pueden ser la creación de nuevas estrategias de negocio o a la generación de ideas.

Reducción de errores

Gracias a la automatización de los procesos, también se evitará un gran número de errores.

Ten en cuenta que en trabajos que son rutinarios o que su estandarización es elevada, es más sencillo cometer errores que pueden provocar horas y horas de tiempo perdido para corregirlo; tiempo que se podría estar dedicando a otras tareas.

Si, además, el ERP está incluido dentro de la tecnología cloud, se añaden otras ventajas que pueden ser también muy significativas.

Mayor disponibilidad de recursos

El hecho de que los sistemas de gestión se encuentren en la conocida nube permite que los usuarios de las herramientas, o cualquier empleado que necesite acceder a determinada información, puedan hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar. Únicamente es necesario contar con conexión a Internet.

Esta disponibilidad a nivel mundial repercute de forma directa en la productividad y, especialmente importante, en las posibilidades de negocio que se presentan.

Coste de inversión más reducido

Para implantar un sistema de gestión en la nube no necesitarás adquirir ni construir una infraestructura propia. Tampoco estarás obligado a contratar un personal especializado en el mantenimiento de este tipo de sistemas.

En el cloud no se necesita hardware nuevo y, además, el pago se realiza de forma mensual, por lo que la inversión inicial que debes realizar se reduce de forma significativa.

También es importante destacar que los tiempos de implantación se reducen bastante, principalmente porque el software ya está instalado y únicamente es necesario que se instalen las cuentas que se van a utilizar.

Estructura flexible

Ofrece una gran flexibilidad a la hora de ajustar el número de usuarios que van a utilizar la herramienta, pero también en lo que se refiere a añadir o eliminar módulos en función de las necesidades de la empresa en cada momento.

Tendrás total libertad para modificar todos estos datos, pudiendo ajustar el presupuesto al estado de la compañía en cada periodo.

Protección de la información

Los sistemas que están incorporados a la nube, almacenan toda la información que es generada por sus clientes en centros de datos previamente certificados. Además, cuentan con sistemas de seguridad muy avanzados y que están permanentemente actualizados, protegiendo también la información ante posibles pérdidas del servicio.

Cómo elegir un sistema de gestión

Estas son las principales ventajas que prácticamente cualquier sistema de gestión te ofrecerá cuando optes por implantarlo en tu empresa. Sin embargo, también es importante que sepas qué aspectos tienes que tener en cuenta a la hora de elegir uno.

• La inversión requerida. Ya has visto que puede ser una de sus principales ventajas, pero es importante que te asegures que en la oferta está incluido todo lo que realmente vas a utilizar, sin que falte ni sobre ningún servicio o módulo.
• Tiempo de implantación. Aquí afectará mucho la decisión que tomes acerca de instalar un sistema en la nube o un sistema tradicional. Obviamente, el tiempo de implantación en la nube será muy inferior. Lo que sí es importante es que adquieras un compromiso por escrito que te garantice su puesta en marcha en el tiempo acordado.
• Facilidad de uso de las herramientas. Tienes que comprobar que en la oferta se incluyen cursos de formación para tus empleados. Toda nueva herramienta requiere de un tiempo de aprendizaje para saber cómo trabajar.
• ERP estándar o a medida. Son muchas las empresas que disponen de un software común para todas y que, en la mayoría de las ocasiones, suele ser suficiente. Analiza muy bien qué es lo que incluyen estos paquetes estandarizados porque hay ocasiones en las que puede faltar algún módulo que para ti puede ser importante. También te puede ocurrir que te sobren bastantes módulos de los que están incluidos, por lo que es posible que te resulte más rentable disponer de una herramienta totalmente hecha a medida.
• Experiencia de usuario. Que sea un software totalmente adaptable también es un aspecto que tienes que valorar. Muchas empresas buscan un sistema que cubre la totalidad de sus departamentos, otras buscan que sea flexible a sus necesidades y otras que se adapten totalmente a los cambios que se realicen en la empresa. Tienes que ver cuál es tu situación para elegir la opción más correcta.

El hecho es que implantar un ERP en tu negocio puede llegar a ser la mejor decisión que puedas tomar. Sin embargo, no debes precipitarte. Lo aconsejable es que analices con calma cuáles son tus necesidades, qué es lo que te ofrecen y si cumple todas las ventajas que estás esperando. Dar el salto de calidad depende de ti.